¿Cuánto tiempo esperar a que los invitados confirmen asistencia?
En las semanas previas a la fecha del casamiento muchas tareas se superponen, y lograr una lista óptima de invitados confirmados tiende a ser algo bastante complicado. Esto requiere de toda la paciencia de parte de los novios. Consejos prácticos.
Todo está encaminado en la organización del casamiento: el vestido de novia, los arreglos florales, los souvenirs originales, el traje del novio. Las invitaciones de boda salieron en tiempo y forma, pero sin embargo no todas las confirmaciones de asistencia llegan cuando las esperan. ¿Qué sucede? ¿Qué deberían hacer o esperar? Aquí les damos algunos consejos sobre este factor tan esencial en el último checklist de la boda.
1. Tradicionalmente…
En épocas en que el correo postal era el medio tradicional de enviar correspondencia, tarjetas de casamiento originales o postales, los novios solían adjuntar una tarjeta RSVP con un sobre con estampilla para que los invitados enviaran sus confirmaciones de asistencia. La sigla viene del francés y significa “Répondez s’il vous plaît” (“Por favor, conteste”, es español). Si se recibía una de estas tarjetas, el anfitrión solicitaba que el invitado confirmara si asistiría al evento.
2. Las RSVP hoy en día
Es probable que hoy en día nadie vaya al correo a enviar esta tarjeta. Lo más usual es agregar en las invitaciones contacto de teléfono o correo electrónico como instrucciones de confirmación. Es más, las parejas que gestionen sus invitados a través de las herramientas de Casamientos.com.ar pueden hacer el seguimiento de manera más sencilla y con toda la información concentrada en un solo lugar.
3. Cuándo enviar las invitaciones
Considerando el tiempo de preparativos para asistir a una boda, lo ideal es enviar las tarjetas de casamiento divertidas entre dos y tres meses antes de la fecha. Si los invitados viven lejos y deben planificar un viaje, entonces lo mejor es ser más precavidos y enviarlas con mayor tiempo de anticipación. En el caso de haber optado por el envío de las tarjetas Save the date, estas se mandan entre seis y ocho meses antes.
4. Cuándo deberían comenzar a recibir las confirmaciones
Con estos tiempos, una idea estimada para esperar las confirmaciones definitivas sería entre cuatro y dos semanas antes de la boda. Ustedes deben agregar esta fecha límite en el modelo de tarjeta de casamiento y en el sitio web de la boda. Es importante no dejar pasar el límite de dos semanas porque se corren riesgos de no contar con las confirmaciones a tiempo porque los invitados se olvidaron o cambiaron de plan.
5. Opciones para confirmar
Como mencionamos más arriba, hoy en día las personas ya no suelen usar el correo tradicional. Entonces es ideal que ustedes ofrezcan distintos canales de contacto para que los invitados envíen sus confirmaciones. Ya no solo cuenta la tradicional RSVP, sino también contacto telefónico, correo electrónico, sitio web. El gestor de invitados de Casamientos.com.ar les permite tener un pantallazo de la cantidad de comensales confirmados, pendientes y cancelados.
6. Para los invitados
Lo más natural es que los novios planifiquen su enlace sobre la base de la lista de invitados original. No contar con los datos completos puede causar inconvenientes en la organización de la boda y en la logística en general. Por ello es importante que los comensales puedan ir confirmando su asistencia lo más pronto posible, mientras preparan sus trajes y vestidos elegantes para fiestas. Es el momento de avisar si no se puede concurrir, en todo caso, si se descubre que sí se puede asistir, luego hay tiempo de contactar a los novios para ver si existe la posibilidad.
7. Qué sucede si…
Lamentablemente, aunque ustedes hayan ofrecido todos los canales de comunicación, es muy probable que de algunos invitados todavía no tengan noticias. Ahora se encuentran ante un momento crítico y un dilema sin resolver. ¿Qué hacer? Es el tiempo de insistir y tomar el teléfono. Podrán dividirse la lista de indecisos o pedir la colaboración de algún familiar para que los ayude con las confirmaciones.
8. Información extra
Un detalle muy útil que facilita la organización de la boda es incluir en la confirmación de las invitaciones qué tipo de menú se prefiere. Puede servir en caso de que se ofrezcan dos tipos de platos principales o en el caso de personas con dietas especiales, como menú vegetariano, celíaco, hipertenso, entre otros.
Las Save the Date son herramientas útiles previas al envío de las tarjetas de casamiento. También les brindan datos para calcular otros factores como las ideas para souvenirs de casamiento. Si les toca llamar a los indecisos, recuerden expresar entusiasmo y aprovechar hasta el último recurso.
