6 tareas que podrán simplificar gracias al organizador de invitados de Casamientos.com.ar
Con respecto a los invitados a un casamiento surgen muchas tareas vinculadas que se van gestionando en distintas etapas de la planificación. El organizador es una herramienta inteligente que simplifica la gestión de invitados y acompañantes.
El organizador de invitados facilita las tareas asociadas a la lista de invitados y se adapta a cualquier tipo de boda. Cuando decidan sobre quiénes serán los invitados al casamiento, pueden acceder al gestor y mantener el contacto permanente con sus familiares y amigos a medida que transcurren las semanas. Así, podrán confirmar asistencia, enviar mensajes seleccionando el destinatario, asignar grupo, menú y mesa a cada comensal.
1. En contacto con los invitados
La funcionalidad más importante es que les permite mantener el contacto con sus invitados de manera constante. De acuerdo con el curso de las invitaciones de bodas, los mensajes personalizados mantienen la comunicación al día. Pueden comprobar el estado de las invitaciones de manera muy sencilla y conocer rápidamente las estadísticas: confirmadas, pendientes de respuesta o canceladas.
2. Agregar invitados
Luego de crear y personalizar el evento, pueden ir agregando a los invitados de manera individual con toda la información disponible y, a su vez, crear los grupos de afinidad. Otro modo es importar los datos desde una plantilla de Excel. En la información deben agregar datos de contacto para que luego puedan gestionar las invitaciones y confirmaciones en línea o los envíos por correo postal.
3. Enviar mensajes
En este apartado pueden enviar diferentes mensajes seleccionando a los destinatarios, como invitaciones online, solicitud de dirección postal si quieren enviar las tarjetas de casamiento por correo y no cuentan con ella al momento de agregar a los invitados al gestor, solicitud de confirmación de asistencia en las semanas previas a la boda. Los invitados reciben el mensaje y pueden responder con un clic.
4. Confirmar asistencia
Este punto es esencial en el organizador de invitados porque les facilita la gestión de la lista definitiva de asistentes y la organización de las mesas. Ofrezcan distintos medios para confirmar asistencia y agreguen en las tarjetas de casamiento una fecha límite para que los invitados confirmen. De no recibir estas confirmaciones, utilicen el gestor para solicitarlas, de modo que los invitados más olvidadizos o que cambiaron de plan pueden confirmar la asistencia o declinar.
5. Gestionar los grupos y el menú
El primer paso para conformar las mesas es armar grupos afines. El gestor les permite crear los grupos y asignarle a cada invitado el grupo que le corresponde dentro de estas categorías, que pueden ser la familia de cada miembro de la pareja, los amigos, los compañeros de trabajo, los compañeros de estudio, los amigos en común. En la gestión de la carta tienen la posibilidad de crear diferentes menús (adultos, niños, platos especiales, etc.) y agregar una descripción. Luego a cada comensal se le asigna un menú.
6. Asignar las mesas
En el caso de que hayan optado por utilizar el gestor de invitados de Mi Casamiento, los datos de los asistentes ya estarán generados para organizar las mesas y se alcance una integración armoniosa en función de las afinidades grupales. Esta planificación evita que los invitados se amontonen en pocas mesas o dejen espacios huecos. Incluso, se evita que queden personas a la deriva sin ubicación o fuera de cualquier grupo que pudiera haber resultado afín.
Entre los beneficios que aporta una herramienta en línea, el organizador les ahorra bastante tiempo en la gestión de invitados, les ofrece un pantallazo general del estado general de las invitaciones y pueden seguir en tiempo real la cantidad de comensales confirmados.
